En bref
Avant chaque rendez-vous, l’agent de préparation de Verbatim prépare tout. Il réunit ce que la personne a déjà dit, ce que montrent les documents et les questions qu’elle cherchera à éviter. La préparation se trouve dans l’onglet Séances du projet, avec les questions prêtes. Au moment du rendez-vous, le bouton « Lancer le direct » ouvre l’écran du direct.
Préparer un entretien demande de relire les documents d’un sujet et tout ce que la personne a déclaré avant. L’agent de préparation fait ce travail pour chaque rendez-vous de votre agenda.
Ce que la personne a déjà dit
L’agent retrouve les déclarations publiques de la personne : interviews, discours, communiqués, assemblées. Chaque citation garde sa date et sa source. Dans l’exemple d’une enquête sur une usine, l’ancien responsable sécurité de l’unité 3 a déclaré en assemblée annuelle, en 2021 : « L’unité 3 respecte toutes les normes. » En 2024, à la radio locale, il a déclaré : « J’ai signalé le problème à la direction par écrit. »
Ce que montrent les documents
L’agent relit les sources du projet et en tire les faits qui concernent la personne. Chaque fait renvoie à son passage, grâce à l’algorithme propriétaire de Verbatim. Pour l’ancien responsable sécurité, la préparation retient trois faits :
- la fuite a été signalée à la direction le 2 février, d’après le journal de maintenance ;
- le régulateur a envoyé un second avertissement le 12 mars, d’après le rapport d’inspection ;
- le prestataire a signalé la fuite deux fois, dans un courriel du 9 février.
Les questions qu’elle cherchera à éviter
L’agent compare les déclarations aux documents. Il en tire les questions que la personne cherchera à éviter. Six questions sont prêtes avant l’entretien, dont celles-ci :
- Qui a reçu l’avertissement de mars ?
- Pourquoi la réparation a-t-elle été reportée ?
- Avez-vous gardé une copie de votre rapport ?
Une séance dans l’onglet Séances
Chaque rendez-vous devient une séance dans l’onglet Séances du projet. La préparation s’y trouve, avec ses questions. Elle apparaît aussi dans l’agenda de l’Accueil. Vous ajoutez, modifiez ou retirez des questions à tout moment. Si l’agent de veille trouve un fait nouveau sur la personne, la préparation l’intègre.
Du premier contact au premier jet
La préparation s’inscrit dans le travail de toute l’équipe d’agents. L’agent des personnes trouve comment joindre la personne. Il rédige la demande d’entretien. Le message part après votre relecture, avec « Relire et envoyer ». Le jour du rendez-vous, « Lancer le direct » transcrit l’entretien et vérifie chaque phrase face aux documents. Après la séance, le premier jet s’ouvre dans l’onglet Créer.
Questions fréquentes
La préparation vaut-elle pour une réunion ou une conférence de presse ?
Oui. Une séance peut être un entretien, une conférence de presse ou une réunion. La préparation réunit les déclarations de chaque intervenant et les documents qui le concernent.
D’où viennent les déclarations passées ?
Des sources de votre projet, de vos enregistrements et du web : presse, radio, discours et documents officiels. Chaque citation garde sa date et sa source.
Peut-on préparer un entretien sans ouvrir de projet ?
Oui. Vous le demandez dans le panneau des agents. La préparation arrive comme une tâche. Le bouton « Ajouter au projet » la range ensuite dans un projet.